明确目的
明确文档编写的目的，将直接影响整个文档撰写过程以及交付的成果，因此，务必要摸清楚交付目的：
例如：
1. 交付一份测试手册，关于S5750设备的Ipv6自动6to4隧道的功能，用于指导一线工程师工作
手册的目的是：指导一线工程师工作，那么这份文档，就要站在一线的角度去写，理解一线需要什么，或者一线的工作习惯等等。
2. 交付一份网络培训PPT，用于在项目实施后对客户进行培训
PPT的目的是：对客户进行项目实施后的培训，那么文档就要积极呈现服务的价值，以及公司的解决方案价值。同时帮助客户认识自己的网络，以及学习如何维护网络。
明确需求
这里的需求，并非简单意义上的概括，例如：“写一个项目实施报告，把这个项目的实施过程写一下”这个需求就太笼统了。
一个科学的需求，应该具备“SMART”原则，例如：
“写一份项目割接方案，详细描述网络现状、网络割接后的模型、割接步骤以及回退方案、IP及VLAN的割接前后规划、各方的职责、工时及进度表等等，下周二之前提交”
另一点要注意的是，一定要“找对人”确认需求，例如一份文档，如果使用对象是客户，但是交付对象是主管，那么这里需求应该和谁去确认呢？要注意的一点是，如果需求不明确，很可能产生无用功，浪费人力物力及时间。
明确对象
关注的对象应该有：文档的交付对象（提交给谁）、文档的使用人（谁用）明确对象，有助于找准准心。对象的明确，能够使得文档呈现更加的准确。
例如提交一份《故障处理报告》给内部，那么自然是实事求是，无论是产品或是环境问题可尽数呈现，但是如若是同一个内容，提交给客户，那么就要考虑下呈现的方式了，是否需要规避对品牌或者产品不利的因素等。再如，如若提交《实施手册》给内部工程师，那么可加强文档的专业度和针对性，如若提交给集成商，则需考虑集成商的技术水平，可适当加强文档的易用性和通俗性。
搜集信息
搜集文档所需的信息：例如撰写技术文档时，可能需要用到的设备参数、图片素材、网络环境素材等等。建议在日常工作或学习过程中，建立自己的KM，也即“知识管理”体系，将自己的所有“知识”，例如工作的积累、学习的材料，显性（看的见摸得着的）以及隐形（逻辑的如方法或技巧）保持阶段性整理和沉淀的习惯，例如笔者的个人电脑，建立知识管理目录：
小结：
大纲的编写是文档成型非常关键的第一步，明确了大纲，文档的总体架构就出来了。同时，把握好文档大纲，能够使得文档与需求的匹配度更高、文档的返修率降低等。
在文档撰写初期，强烈建议先编写大纲，并且与文档干系人，尤其是使用人确认大纲信息。
在完成大纲的基础上，填充文档的主题内容，这一步是工作量最大、最耗时的环节却也是最重要的环节。一个好的文档，给人的感觉是专业、规范、工整、简明扼要、可读性高、使用方便、维护方便等。
要编写好一份文档，除了上述说的种种，下面谈的云云，关键还在于个人对于所呈现的知识的理解程度、个人知识储备情况以及非常重要的一点，呈现技能。
在组织内部，文档和知识有一个统一化的管理，部分文档的发布有一套审核流程。通过了审核，基本就是一篇合格的技术文档了。
